Zarządzenie Nr 3/06
ZARZĄDZENIE Nr 3/06
Burmistrza Miasta Przedborza
z dnia 3 stycznia 2006 r.
w sprawie procedur kontroli finansowej
Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 i Nr 169, poz. 1420 ) zarządza się, co następuje:
§ 1. 1.Zarządzenie określa procedury kontroli finansowej w Urzędzie Miejskim w Przedborzu oraz zasady kontroli wydatków w jednostkach organizacyjnych .
2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o :
1) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Przedbórz,
2) Burmistrzu Miasta – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Przedborza,
3) Skarbniku Miasta – należy przez to rozumieć Skarbnika Miasta Przedborza,
4) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć właściwy merytorycznie Referat Urzędu Miejskiego w Przedborzu lub właściwe merytorycznie stanowisko pracy w Urzędzie Miejskim w Przedborzu,
5) kierowniku – należy przez to rozumieć kierownika jednostki organizacyjnej Gminy Przedbórz,
6) jednostkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy Przedbórz,
7) jednostce kontrolowanej – należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Gminy Przedbórz w której przeprowadzana jest kontrola,
8) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Przedborzu
§2.1.Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem.
2. Merytorycznie kontrola finansowa ,w szczególności obejmuje takie obszary działań jak :
1) zakładowy plan kont,
2) zarządzanie systemem informatycznym,
3) kontrolę, obieg i archiwizowanie dokumentów księgowych,
4) gospodarkę kasową,
5) ewidencję i kontrolę druków ścisłego zarachowania,
6) gospodarkę majątkiem trwałym, inwentaryzację majątku i zasady odpowiedzialności za powierzone mienie,
7) dokonywanie wydatków i udzielanie zamówień publicznych,
8) gospodarkę magazynową,
9) ewidencję i pobór podatków, opłat i innych należności,
10) monitoring wierzytelności,
11) stosowanie ulg w spłacie należności i umarzanie zaległości,
12) windykację należności.
§3.Kontrola finansowa obejmuje :
1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
2) badanie i porównywanie Stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów:
a) pobierania i gromadzenia środków publicznych,
b) zaciągania zobowiązań finansowych,
c) dokonywania wydatków ze środków publicznych,
d )udzielania zamówień publicznych,
e) zwrotu środków publicznych,
3) prowadzenie gospodarki finansowej,
4) stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt.2.
§ 4. 1. Kontrola finansowa jest sprawowana w sposób zapewniający przestrzeganie następujących podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej:
1) legalności;
2) rzetelności;
3) celowości;
4) gospodarności;
5) przejrzystości.
2. Zasady wymienione w ust. 1 stanowią jednocześnie kryteria kontroli finansowej.
3. W celu przestrzegania zasady legalności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi, umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania.
4. W celu przestrzegania zasady rzetelności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do wykonywania zadań z należytą starannością, sumiennie i terminowo, a także dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością oraz w wymaganych terminach.
5. Kryterium celowości pozwala na ocenę, czy działalność jednostki jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności.
6. W celu przestrzegania zasady celowości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia:
1) zgodności prowadzonej działalności z celami i zadaniami jednostki;
2) optymalizacji stosowanych metod i środków oraz ich adekwatności do założonych celów.
7. Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania jednostki są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie.
8. W celu przestrzegania zasady gospodarności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia:
1) wykorzystywania dostępnych środków w sposób oszczędny i efektywny;
2) działań zapobiegających wystąpieniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia - do ograniczenia skutków tych szkód.
9. W celu przestrzegania zasady przejrzystości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do:
1) klasyfikowania dochodów i wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
2) sporządzania sprawozdawczości zgodnie z właściwymi przepisami;
3) stosowania zasad rachunkowości.
§ 5. Kontrola finansowa jest sprawowana poprzez:
1) kontrolę wstępną operacji gospodarczych wraz ze wstępną oceną celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych;
2) kontrolę zgodności z planem finansowym;
3) kontrolę bieżącą operacji gospodarczych:
a) w zakresie wydatków finansowanych poprzez :
- sprawdzenie upoważnienia osób uprawnionych do dokonywania wydatków,
- kontrolę prawidłowości sporządzenia planu wydatków i zamówień publicznych,
- sprawdzenie zgodności dokonywania wydatków z planami,
- informowanie przełożonych o zagrożeniach związanych z realizacją planowanych wydatków,
b) w zakresie dochodów budżetowych poprzez :
- porównywanie uzyskanych wpływów z planowanymi,
- ocenę terminowości ustalania należności dochodów i prawidłowości ich ewidencjonowania,
- analizę przebiegu windykacji należności,
- sprawdzenie terminowości odprowadzania dochodów do budżetu państwa,
- ustalenie prawidłowości realizacji zawartych umów,
c ) w zakresie prowadzenia ewidencji poprzez :
- sporządzanie dowodów księgowych będących podstawą zapisów dokumentujących obrót rzeczowymi składnikami majątku,
- prowadzenie ewidencji głównej i pomocniczej,
- uzgadnianie zapisów ewidencji głównej i pomocniczej,
d) w zakresie zaopatrzenia materiałowego poprzez ;
- sprawdzenie dostawy oraz związanych z nią dokumentów pod względem zgodności z zawartymi umowami,
- przyjęcie dostawy do magazynu na podstawie dowodów obrotu materiałowego i potwierdzenie tego faktu w dokumentacji,
- zaprzychodowanie dostawy w ewidencji,
e ) w zakresie gospodarowania rzeczowymi składnikami majątku poprzez :
- sprawdzenie czy ustalono na piśmie zakresy obowiązków osób, którym powierzono mienie,
- utrzymywanie zapasów bieżących niezbędnych do wykonywania zadań jednostki,
- niedopuszczenie do tworzenia się zapasów zbędnych i ponadnormatywnych,
- sprawdzenie prawidłowości prowadzenia obowiązującej dokumentacji magazynowej,
- przestrzeganie wymogów i terminów z zakresu inwentaryzacji rzeczowych składników majątku,
f ) w zakresie sprawozdawczości finansowej poprzez:
- analizę sprawozdań pod względem merytorycznym i ich zgodności z ewidencją,
- sprawdzanie sprawozdań pod względem formalno rachunkowym,
- sprawdzanie terminowości sporządzenia sprawozdań i przesłania ich do właściwych jednostek,
4) pogłębioną kontrolę następczą stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w pkt 2 przez poszczególne jednostki i poszczególne stanowiska pracy.
§ 6. 1. Kontrola wstępna operacji gospodarczych ma na celu:
1) zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających od procedur dotyczących procesów wymienionych w § 5 pkt. 2;
2) przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych dla jednostki;
3) zabezpieczenie jednostki przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub nadużyć.
2. Kontrola wstępna jest sprawowana przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.
§ 7. 1. Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych polega na badaniu i porównywaniu stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, a także prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowania procedur kontroli finansowej.
2. Procedury przeprowadzania oceny, o której mowa w ust. 1, obejmują:
1) obowiązki w zakresie planowania wydatków budżetowych na etapie prac nad planem finansowym;
2) obowiązki w zakresie sprawdzania zamówień publicznych;
3) obowiązki w zakresie sprawdzania innych dokumentów stanowiących podstawę zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych.
3. Ocena, o której mowa w ust. 1, ma na celu wstępne zbadanie, czy zamierzone działania, angażujące środki publiczne, odpowiadają kryteriom, o których mowa w § 4 ust. 2, oraz czy zapewniają one całkowitą realizację zadań jednostki w granicach kwot określonych w planie finansowym i w określonych terminach.
4. Przeprowadzenie oceny, o której mowa w ust. 1, następuje przed podjęciem decyzji o zaplanowaniu wydatków ze środków publicznych, w pracach nad projektem planu finansowego, oraz przed podjęciem decyzji o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub innym zaangażowaniu środków publicznych; jako kontrola merytoryczna jest ona realizowana poprzez:
1) analizę faktycznych potrzeb;
2) analizę projektów umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych.
5. Ocenę, o której mowa w ust. 4, przeprowadza i jest za nią odpowiedzialna merytoryczna komórka organizacyjna.
§ 8. 1. Kontrola bieżąca jest sprawowana na każdym etapie danego procesu, w celu wyeliminowania, przed zakończeniem tego etapu, zjawisk mogących negatywnie wpłynąć na wynik końcowy procesu.
2. Kontrola bieżąca polega na:
1) sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym, pod względem legalności i gospodarności oraz pod względem merytorycznym;
2) sprawdzeniu dokumentu księgowego wraz załącznikami pod względem merytorycznym;
3) sprawdzeniu dokumentu księgowego pod względem terminowości dostaw i usług;
4) opisaniu dokumentu księgowego.
3. Kontrola, o której mowa w ust. 2, jest sprawowana przez merytoryczną komórkę organizacyjną .
4. Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez podmiot, o którym mowa w ust.3 jednostki oznacza, że dokonał on kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie księgowym pod względem legalności, gospodarności oraz pod względem merytorycznym.
6. Kontrola bieżąca sprawowana przez skarbnika miasta polega w szczególności na:
1) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi;
2) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków ze środków publicznych.
7. Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez skarbnika miasta oznacza, że:
1) nie zgłasza on zastrzeżeń wobec przedstawionej oceny prawidłowości merytorycznej operacji objętej dokumentem księgowym i zgodności tej operacji z prawem;
2) nie zgłasza on zastrzeżeń wobec kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów księgowych;
3) zobowiązania finansowe wynikające z operacji gospodarczej mieszczą się w planie finansowym i że Gmina posiada środki finansowe na ich pokrycie.
8. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości skarbnik miasta zwraca dokument właściwej komórce organizacyjnej, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.
§ 9. 1. Kontrola bieżąca operacji gospodarczych w zakresie prawidłowości gromadzenia środków publicznych jest ponadto sprawowana poprzez:
1) porównywanie wpływów uzyskanych z planowanymi;
2) ocenę terminowości ustalania należności dochodów i prawidłowości ich ewidencjonowania;
3) analizę przebiegu windykacji należności;
4) sprawdzanie terminowości odprowadzania dochodów do budżetu państwa;
5) ustalenie prawidłowości realizacji zawartych umów najmu lokali nie będących w trwałym zarządzie .
2. Czynności wymienione w ust.1 są dokonywane przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za prowadzenie spraw przypisanych zakresem czynności i upoważnieniami Burmistrza Miasta.
§ 10. 1. Pogłębiona kontrola następcza stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w § 5 pkt 2 przez poszczególne referaty i poszczególne stanowiska pracy polega na:
1) analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich z założonymi celami;
2) sprawdzaniu, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności, a także, czy został objęty kontrolą wstępną i bieżącą oraz czy była ona skuteczna.
2. Kontrola następcza powinna dostarczać także informacji o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań operacyjnych należy zmienić, aby osiągnąć założone cele.
3. Kontrola następcza jest sprawowana po zakończeniu danego procesu.
§ 11.1.W jednostkach organizacyjnych przeprowadza się kontrolę okresową i sprawdzającą dokonywanych przez nią wydatków .
2.Kontrola okresowa wykonywana jest co najmniej dwa razy w roku i obejmuje łącznie co najmniej 5 % wydatków .
3.Kontrola sprawdzająca jest prowadzona celem zbadania czy usunięto stwierdzone podczas kontroli okresowej nieprawidłowości.
§ 12.1.Kontrolę, o której mowa w § 12 wykonuje pracownik Urzędu na podstawie imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, określającego nazwę jednostki kontrolowanej oraz zakres i orientacyjny czas trwania kontroli.
2 .Imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wystawia Burmistrz Miasta lub jego zastępca.
3.Czynności kontrolne przeprowadza się w dniach i godzinach pracy jednostki kontrolowanej.
§ 13. Ustaleń kontroli dokonuje się na podstawie dokumentacji gospodarki finansowej i rzeczowej oraz zgromadzonych w toku kontroli informacji.
§ 14.1.Z przeprowadzonej kontroli , o której mowa w § 12 sporządzany jest protokół kontroli w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
2. Protokół kontroli powinien zawierać :
nazwę jednostki kontrolowanej w pełnym brzmieniu i jej adres,
imię i nazwisko wraz ze stanowiskiem służbowym osoby kontrolującej,
datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej,
określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej, oraz osób udzielających informacji,
przebieg i wyniki czynności kontrolnych,
stwierdzone podczas kontroli fakty stanowiące podstawę do oceny działalności jednostki kontrolowanej w zakresie zgodności z prawem ,a w szczególności konkretne nieprawidłowości,
informację o sporządzeniu załączników do protokołu oraz ich wyszczególnienie,
informację o powiadomieniu kierownika jednostki kontrolowanej o prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień co do przyczyny tej odmowy,
dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu,
datę i miejsce podpisania protokołu,
podpis osoby przeprowadzającej kontrolę i kierownika jednostki kontrolowanej oraz głównego księgowego na każdej stronie protokołu.
3.Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki nie stanowi przeszkód do podpisania protokołu kontroli przez kontrolującego i sporządzenia wystąpień pokontrolnych. O odmowie podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej kontrolujący czyni w protokole kontroli wzmiankę.
4.Kierownik jednostki kontrolowanej , któremu przekazano wystąpienie pokontrolne w terminie określonym w wystąpieniu informuje Burmistrza Miasta o sposobie wykorzystania uwag, wykonania wniosków i zaleceń a także o podjętych działaniach lub przyczynach nie podjęcia tych działań.
5.Kierownik jednostki kontrolowanej może w terminie 7 dni od otrzymania wystąpień pokontrolnych zgłosić umotywowane zastrzeżenia do zawartych w nim ocen ,uwag i wniosków.
6 .Burmistrz Miasta rozpatruje zgłoszone zastrzeżenia w terminie 14 dni od ich otrzymania. Stanowisko Burmistrza Miasta jest ostateczne i wraz z uzasadnieniem jest doręczane kierownikowi jednostki.
§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Miasta Przedborza Wojciech Ślusarczyk